DSGVO für Personaldienstleister

Die DSGVO für Personaldienstleister im Alltag

Jasmina Campara Allgemein Leave a Comment

Über 2,5 Millionen Treffer zum Stichwort „dsgvo“ bei Google – und damit einhergehend diverse Hinweise, wie mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung umzugehen sei („Was ist die DSGVO?“ „Was ändert sich für Unternehmen?“). Aufgrund ihres Geschäftsmodells liegt es in der Natur der Personaldienstleistung Daten täglich zu verarbeiten bzw. mit diesen umzugehen. Also was bedeutet die DSGVO für Personaldienstleister? Allgemeine Empfehlungen sind zu abstrakt, um konkrete Handlungsempfehlungen zuzulassen.

Der Zeitpunkt der Geltung der neuen Datenschutz-Grundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) steht mit dem 25. Mai 2018 kurz bevor – Wobei ist für Personaldienstleister höchste Eisenbahn geboten? Welches „Mindset“ benötigen Sie langfristig für die Umsetzung der DSGVO in Ihrem Personaldienstleistungsalltag?

Die DSGVO in der Personaldienstleistung

Die neue Datenschutz-Grundverordnung bietet allen in Europa agierenden Unternehmen einen einheitlichen gesetzlichen Rahmen zum Umgang mit personenbezogenen Daten. Sie gilt direkt ab dem 25. Mai 2018 und muss nicht erst durch die jeweiligen Länder in eigene Gesetze „übersetzt“ werden. Für Sie bedeutet das also Klarheit von Beginn an.

Als Personaldienstleister ist es Bestandteil Ihres Geschäfts personenbezogene Daten zu verarbeiten (v.a. Ihrer Bewerber). Die neuen Regularien zu kennen und Ihre unternehmensinternen Prozesse darauf abzustimmen ist wesentlich und kann für Sie Ihren entscheidenden Wettbewerbsvorteil bedeuten. Egal ob groß oder klein – als Personaldienstleister kommen Sie nicht drum herum!

Ihr „Notfallpaket“ bis zum 25. Mai 2018

Vorab für Sie zur Beruhigung: Haben Sie als Personaldienstleister bislang den Schutz personenbezogener Daten ernst genommen, halten sich die Änderungen für Sie in einem überschaubaren Rahmen. Umzusetzen gilt es nun für Sie insbesondere:

  • Aktualisierung Ihrer Datenschutzinformationen:
    Passen Sie diese auf die neuen Begrifflichkeiten in der DSGVO an und aktualisieren Sie sie auf inhaltlicher Ebene konform mit der neuen Verordnung.
  • Informationsumfang Ihrer Bewerber überprüfen:
    Informieren Sie Ihre Bewerber umfassend über die Datenverarbeitung? Weisen Sie diese auf ihre Widerspruchs- und Beschwerdemöglichkeit bei Datenschutzverstößen hin? Die Informationspflicht für Bewerber erweitert sich mit der neuen DSGVO wesentlich.
  • Ausarbeitung und Umsetzung Ihrer „TOMs“:
    TOMs sind „technisch-organisatorische Maßnahmen“, die Sie in Ihrem Unternehmen v.a. IT-seitig treffen, um die Datensicherheit für Ihre Bewerber und Kunden zu garantieren. Dazu gehören z.B. festgelegte Prozesse für die fristgerechte Löschung von Daten auf Verlangen des Bewerbers sowie gewünschte Datenauskünfte. Letztere müssen Sie in Ihrer Dokumentation (Ihren TOMs) jederzeit transparent und nachvollziehbar machen.
  • Datenschutzbeauftragter:
    Machen Sie sich Gedanken darüber, inwiefern Sie einen externen Datenschutzbeauftragten einberufen. Dieser unterstützt Sie bei Einhaltung der DSGVO in Ihrem Unternehmen und überwacht das Befolgen der Vorschriften (nimmt Sie „an die Hand“). Vor allem wenn Sie knapp in der Zeit sind ist jemand, der weiß wie der Hase läuft, Gold wert.

DSGVO für Personaldienstleister – So sollten Sie nun denken

Die DSGVO ist keineswegs eine starre Verordnung. Sie erfordert von Ihnen in Ihrem Personaldienstleistungsalltag ein gewisses „Mindset“, eine sensibilisiertere Sichtweise auf das Thema Datenschutz.

Fragen Sie Ihre Geschäftsführung nach einer internen Schulung für Sie und Ihre Kollegen. So erfahren Sie, wie spezifisch in Ihrem Unternehmen mit der neuen DSGVO umgegangen wird und was Sie dafür wissen sollten. Vor allem IT-seitig sind die Vorkehrungen nun strenger. Wissen Sie, wie Sie mit einem Widerspruch eines Bewerbers zur Verarbeitung seiner Daten umzugehen haben? Was müssen Sie tun, sobald Sie einen Datenschutzvorfall beobachten? Informieren Sie sich, damit Sie für Ihren Alltag gut gerüstet sind. Das Internet bietet Ihnen für den Start die Basis – alles Weitere sollte Ihr Unternehmen Ihnen zur Verfügung stellen.

Wettbewerbsvorteil DSGVO?

Insgesamt sehe ich die Datenschutz-Grundverordnung als längst überfällig. Vor allem für Unternehmen, die im europäischen Kontext agieren, ist sie ein Segen.

Anhand des aktuell medial allpräsenten Datenschutzvorfalls bei Facebook und Cambridge Analytica wird noch einmal offensichtlicher, dass das Thema Datenschutz für jeden Einzelnen immer wichtiger wird. Seien Sie also Vorreiter und nutzen Sie die neue DSGVO als Chance, sich von Ihrem Wettbewerb abzuheben. Alleinstellungsmerkmale machen sich gut im Vertrieb, oder etwa nicht? 😉

 
Wirtschaftsjuristin LL.M. und Datenschutzexpertin

Zahlen, Daten, Fakten – Abschlüsse in Mathematik und im Wirtschaftsrecht spiegeln meine Affinität dafür wider, mein Fokus auf die Datenschutzberatung von KMUs vereint beides. Als Mitglied im Berufsverband der Datenschutzbeauftragten sowie der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit bleibe ich auf dem Laufenden. Komme ich zur Ruhe, bin ich in der Natur oder auf der Couch bei einem guten Wirtschaftskrimi zu finden.

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