Branchenspezialisierte Kanzleien berichteten aktuell von einer spürbar strengeren Umsetzung der Fachlichen Weisungen durch die Bundesagentur für Arbeit – mit deutlichen Auswirkungen auf die Erlaubnispraxis in der Arbeitnehmerüberlassung. Nach Einschätzung der Autoren werden Erlaubnisverfahren inzwischen merklich „härter“ geführt: Anforderungen würden konsequenter geprüft, Rückfragen und Nachforderungen nähmen zu, und der Spielraum in der Bearbeitung werde enger. Für Personaldienstleister steigt damit die Bedeutung einer sauberen Dokumentation, belastbarer Prozesse und vollständiger Antragsunterlagen, um Verzögerungen und Risiken im Verfahren zu vermeiden.

Inhalt

Was ist eine BA-Betriebsprüfung im Kontext der Arbeitnehmerüberlassung?

Eine BA-Betriebsprüfung ist eine Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit rund um die Arbeitnehmerüberlassung und die AÜ-Lizenz. Inhaltlich geht es dabei insbesondere darum, ob die Arbeitsbedingungen für Leiharbeitnehmende korrekt gewährt werden, ob die erforderliche Zuverlässigkeit vorliegt und ob das Unternehmen die üblichen Arbeitgeberpflichten erfüllen kann.

Wer prüft und wer kann eine Prüfung anstoßen?

Geprüft wird durch die Bundesagentur für Arbeit. Wichtig zu verstehen ist dabei, dass die BA nicht im luftleeren Raum arbeitet, denn es gibt einen intensiven Informationsaustausch mit anderen Behörden. Als Hinweisgeber fungieren unter anderem Zoll, Krankenkassen, Finanzbehörden, Arbeitsschutzbehörden beziehungsweise Gewerbeaufsicht, Rentenversicherung und Berufsgenossenschaft. Dieser Austausch bedeutet, dass Auffälligkeiten in einem Bereich schnell zu einer umfassenden Prüfung führen können.

BA-Betriebsprüfung AÜG: Vorlauf nutzen und vorbereitet sein

Wann findet die Prüfung statt und wie viel Vorlaufzeit gibt es?

In der Regel wird eine Prüfung vorher angekündigt. Als typische Ankündigungsfrist gelten zwei bis vier Wochen. Ohne Ankündigung kann es bei Gefahr in Verzug oder dringenden Verdachtsmomenten passieren, wobei das relativ selten vorkommt.

Wenn organisatorisch Spielraum benötigt wird, ist relevant, dass eine Terminverschiebung zwar nicht anspruchsbegründet ist, die Prüfer nach der dargestellten Erfahrung aber häufig einmalig um ein bis zwei Wochen entgegenkommen.
Wie oft wird geprüft?

Wie oft wird geprüft?

Bei Anträgen auf Verlängerung einer befristeten Erlaubnis wird jährlich neu geprüft, während bei der zweiten Verlängerung in der Regel auf die Prüfung verzichtet wird. Unternehmen mit unbefristeter Überlassungserlaubnis werden etwa alle drei bis fünf Jahre überprüft.

Bei Verdachtsfällen wird immer geprüft, und dies kann dann auch ohne Ankündigung geschehen. Als Beispiele für Verdachtsfälle gelten unter anderem Beschwerden von Mitarbeitenden wegen ausbleibender Lohnzahlungen sowie Kontrollmeldungen anderer Behörden wie Zoll, Renten- oder Krankenversicherung oder Staatsanwaltschaft.

Wie läuft eine BA-Betriebsprüfung typischerweise ab?

Ein zentraler Punkt ist das umfassende Auskunftsrecht der BA, weil alle erforderlichen Auskünfte verlangt werden können. Praktisch bedeutet das häufig, dass sich die BA eine Liste der im laufenden Jahr ausgeschiedenen Arbeitnehmenden geben lässt und daraus stichprobenartig Fälle auswählt, wobei als üblicher Umfang zehn Akten genannt werden.

Welche Unterlagen werden in der Prüfung typischerweise angefordert?

Im Fokus stehen die Personalakten und deren Inhalte, wozu unter anderem Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Kündigungen zählen. Zusätzlich werden regelmäßig Überlassungsverträge mit Kunden angefordert. Außerdem wird als möglich beschrieben, dass auch Arbeitsverträge interner Mitarbeitender eingesehen werden, die nicht als Leiharbeitnehmende eingesetzt wurden, wobei dies eher selten vorkommt.

BA-Betriebsprüfung Arbeitnehmerüberlassung: Dokumentation zählt.

Worauf achtet die BA besonders?

Die Personalakte als System

Ein wesentlicher Schwerpunkt ist die Personalakte als System, also nicht nur, ob etwas vorhanden ist, sondern auch, wie sauber die Akte aufgebaut ist und welche Themen rund um Datenschutz und Persönlichkeitsrecht beachtet werden.

Vergütung: Konkrete Prüffelder

Bei der Vergütung werden konkrete Prüffelder genannt, die in der Praxis immer wieder relevant werden, etwa die Berechnung bei Krankheit und Urlaub über den Drei-Monats-Schnitt, die Feiertagsvergütung nach dem Lohnausfallprinzip, die Dokumentation unbezahlter Zeiten sowie das Thema Garantielohn.

Equal Pay und Kundeninformationen

Beim Thema Equal Pay beziehungsweise korrekte Umsetzung von Kundeninformationen wird als Problem beschrieben, dass Kundenauskünfte unvollständig sind oder nicht eins zu eins umgesetzt werden, und dass Lohnabrechnungen transparent und erklärbar sein müssen, insbesondere wenn keine Ausgleichszulage ausgewiesen ist.

Arbeitszeitkonten und Arbeitszeitgesetz

Auch Arbeitszeitkonten sind ein Klassiker, weil geprüft wird, ob in auftragsschwachen Zeiten einseitig Freizeitausgleich über das tarifvertraglich Zulässige hinaus angeordnet wird. Bei Arbeitszeitfragen werden Eckpunkte aus dem Arbeitszeitgesetz geprüft, etwa die grundsätzliche tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die Möglichkeit einer Verlängerung bis zu zehn Stunden unter Durchschnittsbedingungen sowie die elfstündige Ruhezeit, ergänzt um Hinweise auf Ausnahmen im Rahmen entsprechender Regelungen.

Eingruppierung nach tatsächlicher Tätigkeit

Ein weiterer Prüfpunkt ist die Eingruppierung, weil sie sich nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit richtet und nicht nach Ausbildung oder erlerntem Beruf. Als Fehlerbild wird eine zu niedrige Entgeltgruppe genannt, wenn Tätigkeiten unterschätzt oder nicht korrekt dokumentiert sind, verbunden mit dem Risiko von Unterbezahlung, Nachzahlungen und fehlender Rechtssicherheit bei Kontrollen.

Branchenzuschläge und Formalien

Je nach Einsatzbranche spielen zudem Branchenzuschläge eine Rolle, wobei mehrere Branchenzuschlagstarifverträge beispielhaft genannt werden. Auf der Formalien-Ebene wird außerdem auf typische Dokumente und Themen hingewiesen, darunter Arbeitsvertrag, Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, Kündigung, Höchstüberlassungsdauer und Zugangsnachweise bei Kündigungen, sowie auf die Prüfung von Arbeitsvertrag und AÜV auf unzulässige Klauseln.

Die Drehtürklausel

Und schließlich taucht die Drehtürklausel als eigenes Thema auf, die verhindern soll, dass Festangestellte entlassen und über Zeitarbeit zu schlechteren Bedingungen wiedereingesetzt werden. Dabei wird die Relevanz einer Vorbeschäftigung in den letzten sechs Monaten plus ein Tag beschrieben, und dass dann sofort Equal Treatment gelten soll.

Einen ausführlichen Beitrag zur Drehtürklausel findest du hier zum Nachlesen.

Checkliste zur BA-Betriebsprüfung: Akten, Prozesse und Nachweise prüfen.

Wie bereitet man sich praxisnah vor?

Eine gute Vorbereitung beginnt nicht erst, wenn die Ankündigung im Postfach liegt, sondern mit einem Akten- und Prozessstandard, der im Alltag hält. Dafür wird eine Checkliste genannt, die sich inhaltlich auf vollständige und rechtzeitig unterschriebene AÜV vor Einsatz, sauber dokumentierte Tätigkeiten und Abteilungen, korrekte Laufzeiten sowie ein sauberes Änderungsmanagement über Projektinformationen stützt.

Ebenso wird Wert auf nachvollziehbare Urlaubs- und Krankprozesse gelegt, bei denen Datum und Unterschriften beziehungsweise Textform vorhanden sind, die Berechnungslogik wie der Drei-Monats-Schnitt angewendet wird, Feiertage nach dem Lohnausfallprinzip abgerechnet werden und unbezahlte Zeiten nicht ohne Beleg entstehen.

Dazu kommt ein prüfbares Arbeitszeit- und AZK-Setup, in dem Pausen dokumentiert sind, Stundenzettel kontrolliert werden und Differenzen zwischen System und Abrechnung bereinigt werden, sowie Equal-Pay- und Zuschlagsthemen, die korrekt ausgewiesen und begründbar sind.

Wie passt das zur AÜ-Lizenz insgesamt?

Wer das Thema grundlegend aus der Perspektive „AÜ-Erlaubnis sauber aufstellen und sicher betreiben“ betrachten möchte, findet als Ergänzung diesen Beitrag.

Fazit: Saubere Prozesse machen die BA-Betriebsprüfung beherrschbar.

Fazit: Mit klaren Unterlagen und sauberen Prozessen wird die Prüfung beherrschbar

Die BA-Betriebsprüfung ist am Ende weniger Geheimwissen als konsequente Dokumentations- und Prozessarbeit entlang der beschriebenen Punkte, von der Personalakte über Entgeltlogiken bis hin zu Arbeitszeitkonto, Eingruppierung und Vertragsmustern. Wer diese Grundlagen frühzeitig standardisiert, schafft nicht nur Prüfungsfestigkeit, sondern auch eine Organisation, die im Tagesgeschäft schneller, klarer und belastbarer arbeitet.

Interesse an der Selbstständigkeit in der Personaldienstleistung? Nimm jetzt Kontakt mit unserem Gründungs-Team auf:

Unser Gründungs-Team freut sich darauf, dich kennenzulernen!